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Anwenderhinweise zum BMF-Schreiben vom 26.11.2010 Stand: 04.03.2011 1. Grundsätzliches Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben („Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“) herausgegeben, in dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden. Im Grundsatz bestehen diese Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch Erleichterungsregelungen und die bisherige Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen sieht die Praxis bei allen Kassenherstellern und Anwendern jedoch anders aus. Laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Das Schreiben führt auf, welche Daten als „steuerlich relevant“ angesehen werden: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese Forderungen sind sehr allgemein, entscheidend dabei ist jedoch, dass sich die Abrechnungsdaten (also z.B. die Tagesumsätze) lückenlos aus den einzelnen Verkaufsvorgängen (also den einzelnen Produkten oder vergleichbaren Rechnungspositionen) herleiten lassen, auch wenn inzwischen Stammdaten oder andere Einstellungen an den Kassen verändert wurden. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Vollständigkeit prüfbar ist (z.B. durch geeignete fortlaufende Nummern). Die Archivierung kann auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen. Diese Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem „auswertbaren Format“ und mit „Strukturinformationen“ zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist. Sollten die Kassensysteme eines Anwenders diese Forderung nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden – in diesem Fall droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen. 2. Übergangsregelung Zwar wird im BMF-Schreiben eine Übergangsregelung zum Schutz der bestehenden Installationsbasis bis Ende 2016 definiert, allerdings ist diese Ausnahmeregelung bei näherem Hinsehen an so hohe Anforderungen geknüpft, dass diese kaum ein Betrieb erfüllen kann. Es wird explizit darauf hingewiesen, dass dann die Auflagen aus den BMF-Schreiben vom 09.01.1996 „vollumfänglich“ anzuwenden sind. Dies bedeutet z.B. dass der Steuerpflichtige folgendes zu erfüllen hat (die Aufzählung ist weitgehend wörtlich aus dem betreffenden Schreiben zitiert): Bedienungsanleitung und Programmieranleitung aufbewahren Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. aufbewahren Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufbewahren Die mit Hilfe der Registrierkassen erstellten Rechnungen aufbewahren [Dies bedeutet praktisch, dass Sie neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopieren und abheften bzw. elektronisch archivieren müssen.] Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufbewahren Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen Wie Sie wissen, sind diese Anforderungen in der Praxis kaum vollständig umsetzbar und vor allem wegen des hohen manuellen Aufwandes sehr fehlerträchtig, was wiederum zu einer Anfechtbarkeit der Buchführung führen kann. Hinzu kommt, dass diese Ausnahme nur für Systeme gilt, die „bauartbedingt“ nicht aufgerüstet werden können. Daraus leitet sich ab, dass alle Systeme, welche bauartbedingt nachgerüstet werden können, auch nachgerüstet werden müssen. Da der Begriff "bauartbedingt" nicht genau definiert ist, kann man auch hier davon ausgehen, dass die Finanzbehörden in Zukunft erst einmal unterstellen werden, ein System sei grundsätzlich nachrüstbar. Nachzurüsten sind grundsätzlich zwei Dinge: Evtl. mehr Speicherplatz, um die Journale zu speichern. Alle moderneren proprietären Kassen haben heute zumeist viel Speicher „on board“ oder aber Schnittstellen (USB, SD-Card, Com-pactFlash), an denen sich Massenspeicher leicht anschließen lassen. Ein Softwareupdate, welches dafür sorgt, dass die Journaldaten gespeichert werden. Da praktische alle heute installierten Kassen grundsätzlich per Software updatefähig sind, ist auch hier kaum zu argumentieren, dass ein Softwareupdate bauartbedingt unmöglich ist. Die Finanzbehörden werden sicher nicht akzeptieren, dass ein Hersteller oder Händler ein solches Update dauerhaft nicht anbietet. In der Konsequenz wird sich praktisch kein Anwender darauf berufen können, seine Kassen seien bau-artbedingt nicht aufrüstbar. Als weitere Einschränkung ist zu beachten, dass diese Ausnahmereglung nur für vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindliche Kassensysteme gilt, da gesagt wird, dass „der Steuerpflichtige dieses Gerät […] in seinem Betrieb weiterhin einsetzen“ darf. Diese Regelung stellt also einen Bestandsschutz bereits installierter Systeme dar und kann daher nicht auf neue Installationen angewendet werden. Das bedeutet auch, dass der Kauf von Gebrauchtgeräten nicht dazu führt, dass der Besitzer unter die sowieso kaum nutzbare Ausnahmeregelung fällt. 3. Beurteilung Aus unserer Sicht sollte der Steuerpflichtige hier kein Risiko eingehen, da die Finanzämter die BMF-Schreiben erfahrungsgemäß nicht zugunsten der Steuerpflichtigen auslegen. Bei den BMF- Schreiben handelt es sich zwar lediglich um Erlasse, also um Anweisungen gegenüber nachgeordneten Verwaltungsbehörden und nicht um Gesetze oder Verordnungen, es ist aber schwer vorstellbar, dass ein juristisches Vorgehen gegen diese Regelungen erfolgreich sein dürfte, denn ein Rechtsanspruch auf eine Erleichterungsregelung ist kaum herzuleiten. Mit diesen strengen Regelungen stellt das BMF sicher, dass auch die Nutzer bereits installierter Kassen sich keinesfalls in Sicherheit wiegen können. Der einzig sichere Weg, um erhebliche Risiken bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden, ist die Nutzung von Kassensystemen, die die neuen Anforderungen komplett erfüllen. 4. Lösung Alle neu ausgelieferten Vectron-Produkte bieten alle geforderten Funktionen und sind somit zu den Anforderungen der Finanzbehörden konform. Für Besitzer älterer Vectron-Produkte gilt: Praktisch alle seit 2004 ausgelieferten Vectron-Produkte sind entsprechend der neuen Vorschriften nachrüstbar. Sprechen Sie hierzu Ihren Fachhändler an. Er kann Sie auch in Bezug auf Lösungen für alte Datenbestände beraten. Hinweis: Dieses Dokument wurde sorgfältig sowie nach besten Wissen und Gewissen erstellt. Die Fa. RKV Registrierkassenvertrieb GmbH kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Dieses Dokument ersetzt keine fachkundige Beratung beispielsweise durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Daher kann für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben bzw. der Schlussfolgerungen keine Gewähr übernommen werden. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.
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